Dit ben ik

Ik bouw websites en webapplicaties.

Neem contact op

Puur Festival 2015: een kater zonder drank

gepost op 31-07-2015

Bij mij lopen werk en privé ontzettend door elkaar heen. In mijn vrije uurtjes ben ik vaak bezig met webdevelopment. Ik hou ervan om in het weekend uit te gaan, dus logischerwijs ben ik ook bezig gegaan met het organiseren van evenementen.

Afgelopen zaterdag is Puur, het festival dat ik mede-organiseer, vanwege het noodweer afgelast. Een enorme domper omdat de kaartverkoop erg goed liep en het in 2014 een groot succes was. De organisatie is zowel op zakelijk als persoonlijk vlak enorm gegroeid, iets wat we graag hadden laten zien.

Het mocht niet zo zijn. De dag voor het festival hebben we, met onheilspellende weersverwachtingen, contact opgenomen met de gemeente Leidschendam-Voorburg. De gemeente reageerde zeer adequaat (tegen de verwachting omdat onze contactpersonen op vakantie waren) en had om 11.00 alle hulpdiensten uitgenodigd om met ons te overleggen.

Samen met de gemeente en hulpinstanties zijn er grenzen en voorwaarden gesteld waarop het evenement mocht plaatsvinden. De gemeente opperde dat het beter was het festival af te gelasten, in plaats daarvan hebben wij de initiële openingstijd verschoven van 12:00 naar 14:00. Op deze manier konden wij zaterdag om 11:00 de knoop doorhakken of het festival doorgang kon vinden.

Vrijdag heb ik, samen met andere organisatoren, alles klaar gezet voor verschillende scenario’s. Facebook-berichten voor het geval dat het wel doorgaat (maar met slecht weer), afgelasting, zon, etc. Daarnaast werd er optimaal contact gehouden met alle leveranciers.

Zaterdagochtend begon prachtig, maar het was al snel duidelijk dat de voorspelde storm daadwerkelijk plaats ging vinden. Uiteindelijk is er een gemiddelde windkracht 9 gemeten en is het de juiste keuze geweest het festival niet door te laten gaan.

Noodscenario

Zaterdag om 11.00 werd – na dringend advies van gemeente en hulpdiensten – besloten het festival niet door te laten gaan vanwege de veiligheid van de bezoekers. Voor ons betekende dat alle zeilen bijgezet moesten worden. De opbouw-crew is het veld op gegaan om te redden wat er te redden viel: tenten afgebroken, decoratie naar beneden, apparatuur opbergen of afdekken, etc. Toen rond twee uur een boom omviel is het terrein geëvacueerd.

Hekken gehalveerd

Gelukkig hebben we praktisch iedereen binnen het uur kunnen bereiken en was het nieuws snel bij iedereen bekend. Dit heeft alles te maken met een juiste voorbereiding. Zorg dat de taken goed verdeeld zijn en mensen onbezorgd met hun taak bezig kunnen zijn. Er zijn genoeg problemen die zich voordoen op het moment dat het misgaat, maar het schrijven van een Facebook-post bij afgelasting kan ook al op een eerder moment. Ditzelfde geldt voor e-mailadressen en telefoonnummers van agencies, foodtrucks en leveranciers.

Ik vind trotsheid een ijdele emotie, maar in dit geval vind ik dat ik trots mag zijn op hoe de organisatie de accute problemen heeft opgelost. Snel schakelen, duidelijk communiceren en je stinkende best doen wordt duidelijk gewaardeerd door onze bezoekers.

Al op maandag was het voor onze bezoekers mogelijk hun geld terug te vragen. Alle bezoekers die hun ticket niet terugvragen krijgen een ticket voor volgend jaar. Het is geweldig om te zien dat veel bezoekers het festival zo’n warm hart toedragen.  De verzekering laat langer op zich wachten, die moeten alles nog verwerken.

Zoals mede-organisator Bas van Dijck al zei is het een heel bittere pil. Maanden voorbereiding en inzet van organisatie en vrijwilligers, alles voor niks. Geen dag vol plezier en lachende mensen. Een enorm pluspunt: ik weet nu dat ik op de rest van de organisatie aan kan. Samenwerken als het mee zit is makkelijk, maar deze groep laat zien dat ze er staan als het tegenzit. Zo’n tegenslag kan voor veel festivals het einde betekenen: ons maakt het sterker.

Op naar volgend jaar

Op 30 juli 2016 is de tweede tweede editie van Puur Festival gepland. Na alle liefde en steun van de kaartkopers, het begrip van leveranciers en alles wat er de afgelopen tijd gebeurd is, kan ik niet wachten tot het zover is. Tot dan!

P.S. Door de titel lijkt het net alsof er geen drank in het spel was. Tijdens onze afterparty, die wel doorging, heb ik bij gebrek aan taken mezelf lekker volgegoten. De kater was dus meer dan terecht.

Thuisbasis

Lourens Thalen
Oudezijds voorburgwal 223-3
1012EX Amsterdam

00316 133 00 294
lourens@thalen.nl
thalen.nl

kvk 62149679
btw NL125512478B02

Op zoek naar Riemer Thalen?